ConWork Tech
Organización de eventos para empresas: Taller de IA + cata de vinos
Así organizamos la formación interna de Conwork Tech
Con la llegada de la IA, muchos equipos tienen que actualizarse, especialmente los que trabajan en el sector tecnológico. Y lo que puede ser un curso online que se imparte a través de una pantalla y tu equipo se va a casa, se convierte en un taller presencial de inteligencia artificial con una cata de vinos que cambia por un día el ambiente en la oficina.
Hoy venimos precisamente a contarte cómo organizamos este evento de empresa para uno de nuestros clientes con quien llevamos años trabajando como agencia de marketing en Alicante. Ellos querían hacer una formación interna para su equipo, pero que fuera algo diferente.
Y ahí entramos nosotras.
Somos más que una agencia de marketing
Cuando llevas años trabajando con un cliente, lo conoces bien. Sabes cómo piensa su equipo, qué le preocupa y lo más importante, cuáles son sus valores. Esto es algo que siempre nos ha unido mucho a esta empresa, porque se preocupa por su equipo y forman una gran familia. Algo que últimamente parece más complicado cuando todos trabajamos detrás de una pantalla, hablamos por mensajes o emails y casi no tenemos tiempo de parar a tomar un café y charlar.
Así que cuando nos llamaron y nos contaron su idea de hacer una formación interna diferente, sabíamos que podíamos preparar algo muy especial para ellos. Nos pusimos manos a la obra para darle forma y trabajamos codo con codo con ellos para ejecutarlo todo. Porque no siempre es necesario excluir al cliente del proceso de organización de un evento. ¿No crees?
En esta ocasión tenía mucho sentido, pero de eso te hablamos más adelante.
La idea detrás del evento
Antes de empezar pensamos en el formato que mejor encajaba. Desgranamos el briefing y vimos que había un equipo que trabaja con pantallas y herramientas digitales todo el día. Había que organizar una formación que fuera interesante, pero que también les motivara.
Así que pensamos que lo mejor era sacarlos de su rutina.
Que la formación fuera presencial y que además tuviera una actividad más dinámica donde pudieran divertirse, porque estar varias horas hablando de temas técnicos puede agotar a cualquiera.
Así separamos este evento en dos fases:
Por un lado, teníamos que organizar una formación sobre inteligencia artificial aplicada al negocio de la mano de un profesional que pudiera ampliarles el conocimiento y darles perspectiva sobre cómo está cambiando el sector. Y por otro, queríamos plantear una actividad donde poder compartir y divertirse en equipo.
De ahí surgió la combinación de unir un taller de IA con una cata de vinos y aceite.
La organización de eventos para empresas paso a paso
Si has llegado hasta aquí seguramente sea porque te quieres saber más sobre cómo lo hicimos. Si te dedicas a esto o has tenido que organizar alguno sabrás que la organización de un evento para empresas siempre tiene dos partes: la que se ve el día D. Y luego está lo que no se ve, que es todo el trabajo previo que hace que ese día todo salga rodado. Y aquí vamos a contarte las dos. Porque las fotos dicen mucho del día, pero los detalles de cómo trabajamos los preparativos seguro que te interesan..
En este caso el cliente gestionó la selección de asistentes y las invitaciones. Al tratarse de un evento interno, querían que asistiera su equipo técnico pero también personas de otros departamentos y aprovecharon la ocasión para extender la invitación a algunos colaboradores y contactos con interés en el tema.
Y desde Horia nos ocupamos del resto:
👉 El espacio estaba definido en el briefing: las instalaciones del Parque Científico de Alicante donde de Conwork Tech tiene sus oficinas. Un entorno perfecto para un evento de tecnología e innovación y que facilitaba mucho la asistencia de sus empleados. Aunque hubo que revisar cómo organizar los dos momentos de la jornada dentro del espacio. Hicimos la visita técnica previa y decidimos que la charla se celebraría en el auditorio que tenía un hall en la entrada donde podíamos preparar la zona de cata con el picoteo.
👉 El ponente: Buscábamos un profesional con conocimiento aplicado en inteligencia artificial, que tuviera dotes de formación y pudiera hablar al equipo y darles herramientas útiles para su día a día. Contamos con Víctor de la Fuente, que se desplazó desde Barcelona hasta Alicante para impartir el taller. Nosotras nos encargamos de gestionar todo su desplazamiento y coordinación para que solo tuviera que preocuparse la sesión.
👉 La bodega: No nos servía cualquier bodega porque buscábamos una que hiciera catas presenciales fuera de sus instalaciones y que se adaptara al formato del evento. Además, desde Horia siempre que podemos apostamos por proveedores locales, porque creemos que apoyar el tejido empresarial de la zona es parte de cómo entendemos nuestro trabajo. Así que empezamos buscando cerca de alicante y llegamos a Bodega Las Virtudes, ubicada en Villena. Una bodega local con una propuesta perfecta para el cierre de la jornada.
👉 El contenido audiovisual: No nos podemos olvidar de que todo evento de empresa necesita un buen fotógrafo/videógrafo. Preparamos el briefing con los momentos clave que queríamos capturar, tanto en foto como en vídeo, para que el cliente pudiera generar contenido para su marca a partir del evento. David Salas fue quien nos acompañó y cubrió el evento.
El resultado
La mañana arrancó con el taller que duró varias horas donde Victor enseñó formas de uso de la IA en empresas como Conwork y su experiencia en Nestlé.
Y para terminar, una cata de vinos y aceite de la mano de la bodega las Virtudes, un picoteo y muchas conversaciones que tanto buscábamos generar.
Volver a casa sabiendo que el equipo disfrutó de la jornada, que aprendieron y que salieron de su día a día durante unas horas es el mejor resultado posible.
¿Tienes un evento de empresa entre manos?
Si buscas apoyo en la organización de eventos para empresas en Alicante, Murcia o cualquier otra ciudad, nos encantará conocer tu idea y ayudarte a hacerlo realidad, para que tú solo tengas que disfrutarlo.