Todo lo que hay detrás de la organización de congresos
Organización del congreso de tecnología MadVue
La organización de congresos puede parecer sencilla cuando vas como asistente y todo sale bien. El ponente llega a tiempo, el micrófono funciona, el buffet está listo y no te enteras de si hay algún problema técnico. Bueno, es que para eso estamos allí.
Parece sencillo pero hay mucho trabajo detrás para llegar a ese punto de perfección, y aún así, siempre hay imprevistos.
MadVue es el congreso de tecnología Vue.js que organizamos en Madrid. Dos ediciones, 2025 y 2026, más de 150 asistentes y ponentes de distintos puntos del mundo. Pero aquí no vamos a contarte todo lo que salió bien, sino que te destripamos el trabajo que hicimos, las decisiones que tomamos y sí, también ese imprevisto que casi hace que se torciera todo el evento.
Un año de trabajo para dos días de congreso
Este título resume muy bien la realidad. La edición de 2026 empezó a trabajarse cuando terminó la de 2025. Así funciona la organización de congresos si quieres que cada edición sea mejor que la anterior.
Nada más terminar la de 2025 enviamos una encuesta a los asistentes para conocer su valoración del evento de forma anónima. Esta parte es muy importante para que te pueda llegar un feedback sincero y saber lo que les gustó y lo que no. A veces lo que nosotras pensamos que ha funcionado bien no coincide con lo que ha vivido el asistente, y al revés.
Lo primero que tenemos que hacer para organizar un congreso es saber las dimensiones que se necesitan, los objetivos y en base a eso, buscar el espacio. En nuestro caso confirmamos con el espacio de 2025 que íbamos a repetir en 2026, el hotel Eurostar Puerta de Madrid ya que era un espacio que conocíamos, que había funcionado bien y que nos permitía tenerlo todo concentrado: el auditorio para las charlas, el hall para los stands de los sponsors, las habitaciones para los ponentes, una comida tipo buffet que la mayoría de asistentes agradeció y el after party en el mismo edificio. Para un congreso internacional donde la mayoría de ponentes vienen de fuera, tener todo en un mismo espacio es una buena decisión logística que simplifica la coordinación y minimiza los riesgos de que los ponentes no lleguen a tiempo o haya retrasos.
La agenda y los ponentes
A la vez que cerrábamos el espacio, empezamos a trabajar la agenda junto a VueJobs. Ellos aportaban su visión técnica para definir qué temas eran relevantes para la comunidad Vue.js, qué tipo de charlas tenían sentido incluir, cómo estructurar el programa para que hubiera variedad y con qué ponentes contar.
Cuando se iban confirmando los ponentes, nosotras gestionamos sus viajes, las necesidades técnicas de cada charla, materiales y la comunicación constante durante los meses previos.
Para los ponentes que venían de fuera de Europa, contemplamos desde el principio la posibilidad de emitir su charla en directo o de que la grabaran previamente, por si en el último momento no conseguían el visado o surgía cualquier imprevisto. No es un plan B de emergencia que improvisas porque forma parte del planning desde el inicio.
Ideas para dinamizar un evento
Cuando organizamos un congreso, la calidad de los ponentes y charlas es innegociable. Pero no podemos dejar de lado que lo que hace que alguien quiera volver y te recomiende en una próxima edición es, además, todo lo que vive y siente allí.
Así que nos pusimos manos a la obra para diseñar recursos que dinamizaran la experiencia:
- Creamos un canal de Discord para facilitar la conversación entre los asistentes, antes, durante y después del evento.
- Montamos sorteos que tuvieran sentido con la temática. Por eso mantuvimos el sorteo de una camiseta firmada por todos los ponentes, que ya se hizo el año anterior. Y dimos premios a los ganadores de los diferentes concursos que habían durante el día (Un quizz de Vue.js y una competición de stacking)
- Preparamos una actividad con la que se divirtieran: el año anterior fue una carrera de sillas de oficina y este año montamos una competición de apilar vasos (Stacking).
- Apoyamos el networking desde el primer minuto: Si venías solo, nuestro equipo te ayudaba a conectar con otros asistentes nada más llegar. Esto ayudó a que nadie se sintiera solo.
- Las acreditaciones incluian un QR para compartir el contacto fácilmente.
- Pusimos un stand de impresión de fotos para que cada asistente tuviera un recuerdo de su paso por el congreso.
Y después de leer el feedback de las encuestas, estas fueron precisamente de las cosas que más valoraron los asistentes.
Podíamos crear un evento con buenas charlas, pero nos parecía mucho mejor que se diferenciara de otros por todas las emociones que se vivieron.
El marketing digital del congreso en nuestras manos.
Cuando contratas a una agencia de organización de congresos puede ofrecerte ese servicio, pero en Horia también somos expertos en marketing digital, por lo que nos encargamos de toda la estrategia de comunicación de MadVue: la gestión de redes sociales, Social Ads, email marketing e incluso de preparar la plataforma de venta de entradas.
Cuando la misma agencia que organiza el evento gestiona también la comunicación todo va mucho más fluido. No hay que explicarle a otro equipo cómo funciona el formato, qué tono tiene la comunidad, qué anunciar y cuándo.
Una agencia que entiende el evento desde dentro puede comunicarlo de forma mucho más coherente y minimizar errores.
No importa lo bien que hayas organizado el congreso, los imprevistos siempre llegan.
A pesar de tenerlo todo planificado, haber revisado cada punto del evento y estar pendientes de que todos los proveedores habían cumplido su parte, llegó el momento de lidiar con el imprevisto que más miedo nos daba porque no dependía de nosotras... La cancelación del vuelo de un ponente.
Venía desde Toronto con escala en Frankfurt. Su primer vuelo se canceló, le reubicaron en otro y ese segundo vuelo llegó tarde a Frankfurt. Así que perdió la conexión a Madrid.
Ese era el momento de activar el protocolo de crisis y tomar decisiones rápidas que ya habíamos previsto.
Para nosotras la prioridad era estar en contacto con el ponente para saber si quería seguir adelante con la charla o prefería cancelarla. Como hasta el último momento quería intentar llegar, estuvimos hablando para saber sus vuelos y poder hacer seguimiento y adelantarnos a qué podía necesitar una vez estuviera en Madrid (si había comido o no, bebida, etc). Todo esto lo gestionamos el día previo a la conferencia y durante la mañana. Una vez confirmamos que estaba en su último vuelo de camino a Madrid, nuestro equipo fue al aeropuesto a recogerle en persona para no depender de taxis y garantizar que llegaba lo más rápido posible al hotel.
Desde el principio habíamos ubicado a los ponentes internacionales en la franja de tarde, precisamente para tener margen si surgía algún retraso o si necesitaban descansar por el jet lag. Eso nos dio la flexibilidad de reajustar su charla al último slot de la jornada sin que este ajuste afectara al asistente.
Al final llegó una hora antes de su charla listo para subir al escenario. Y menudo subidón sentimos todos al verlo en el escenario después de 48 horas caótica.
La producción de un congreso
Más allá de la gestión de ponentes y sponsors, la organización de un congreso tiene muchísima producción detrás.
Los briefings para cada proveedor y colaborador: el equipo técnico de grabación, el fotógrafo, el equipo de voluntarios y el personal de apoyo dentro de la sala. Cada persona que forma parte del equipo el día del evento tiene que saber exactamente qué tiene que hacer y cuándo. No se improvisa nada y por eso hacemos reuniones de coordinación previas, briefings detallados y ensayos.
Producción de materiales: las bolsas de bienvenida, la decoración, la señalética y hasta los regalos para los ponentes.
Producción audiovisual: Las charlas se grabaron en las dos ediciones para publicarlas después del congreso.
Congresos dentro y fuera de España
MadVue y VueConf Toronto son algunos de los congresos que hemos organizado dentro y fuera de España pero nuestra experiencia nos ha valido para conseguir que todo fluya como debe, hasta cuando hay imprevistos.