Organización del evento para empresas SaaS: Scale & Sip
Si crees que todos los eventos para empresas tienen que contar con un espacio enorme, cientos de invitados y hacerse a lo grande, venimos a contarte que eso ya no es así, porque una de las tendencias en eventos que estamos viendo destacar en los últimos años es la de organizar encuentros de grupos reducidos para potenciar las conexiones de calidad. Este era el objetivo que nos puso sobre la mesa team.blue. Querían organizar un encuentro donde los fundadores de empresas SaaS pudieran hablar sin filtros sobre los retos de escalar una empresa de software. Así surgió el evento Scale & Sip.
Este era el primer evento que organizaba team.blue en España. Pero te hacemos un spoiler: salió tan bien que quieren seguir repitiendo el formato.
Los detalles de este evento corporativo
Scale & Sip se celebró en un espacio íntimo en plena Gran Vía de Madrid, con un formato pensado en torno a dos mesas redondas: una sobre cómo romper el techo de los 10 millones de ARR, con fundadores de Metricool, Declarando y DooFinder, y otra sobre cómo escalar en mercados regulados, con fundadores de B2Brouter, TaxDown y Orbio AI.
Team.blue se encargó de diseñar el contenido de las mesas redondas, y en Horia nos ocupamos de todo lo demás: encontrar el espacio, producir el evento de principio a fin y cuidar cada detalle para que el formato invite-only ****se notara desde el primer minuto.
Por qué el formato pequeño funciona mejor para eventos de empresas
Cuando el objetivo es que fundadores hablen con honestidad sobre pricing, contrataciones o cuándo vender una empresa, cuanta más gente hay en la sala, menos se dice. Todos hablamos más tranquilos si hay cuatro personas en una mesa que si estamos con un grupo de veinte a los que no conocemos bien.
Por eso el diseño de Scale & Sip se basaba en crear ese espacio de confianza: invitados bien seleccionados, un espacio hogareño pero moderno que te hacía sentir en casa sin perder la esencia tecnológica de la marca, y dinámicas pensadas para que la conversación fluyera sola.
Lo que solo Horia te puede contar
Sabemos que has visto las fotos y el vídeo resumen. Pero lo que nadie te cuenta es lo que pasó antes, durante y después. Los detalles que pasaron desapercibidos porque esa era su función. Las cosas que salieron bien porque las habíamos previsto. Y alguna que salió bien de puro milagro.
Esto es todo lo que nadie te contaría sobre organizar un evento así, pero que necesitas saber si algún día lo vas a hacer.
Las pegatinas que rompieron el hielo
Fomentar el networking es fácil de decir y difícil de hacer. En Scale & Sip no queríamos el típico "ahora tenéis 15 minutos para hacer networking" que acaba con todo el mundo mirando el móvil.
Lo que hicimos fue añadir una pegatina en cada acreditación con un tema del que el asistente quería que le preguntaran. No tenía que ser nada de trabajo: podía ser el deporte que practicaba, su ciudad de origen o un idioma que hablaba. El resultado fue que acercarte a alguien que no conocías tenía un punto de partida concreto y, casi siempre, terminaba con risas. Lo difícil ya estaba hecho. Después solo tenían que seguir hablando.
La cápsula del tiempo
Para las mesas redondas no nos conformamos con las preguntas de siempre. Creamos una web donde los asistentes podían registrar su respuesta a una pregunta: ¿cómo piensas que va a evolucionar tu sector en un año? Esas respuestas se enviarán por email dentro de doce meses. Una excusa para reconectar con todos, ver si acertaron y abrir conversaciones que pueden derivar en lo que sea.
La logística de paquetería: más complicada de lo que parece
Recibir material en una ciudad donde no tienes sede tiene su truco. Necesitas un punto de recogida físico en esa ciudad, ya sea un almacén, el propio venue o cualquier espacio que te pueda guardar los paquetes con garantías.
En nuestro caso organizamos la recogida el día previo al evento, y fue una decisión que salvó la jornada. Tuvimos imprevistos con el transporte y, aunque todo llegó a tiempo, fue un momento de tensión que habríamos evitado con más margen. Otro detalle que aprendimos: los taxis y Uber no admiten paquetería grande. Tienes que buscar un transporte adecuado para ello antes del día, no cuando ya estás con el material en la mano y el reloj corriendo.
Los espacios con escaleras: úsalos con criterio
Cambiar al público de espacio durante el evento está bien para cambiar el ambiente. En Scale & Sip, la cena se servía en una planta superior, lo que ayudó a pasar de la parte más técnica a una atmósfera más relajada. Funcionó muy bien.
El problema era que había un solo ascensor. En este caso no generó colas porque el grupo era reducido, pero si el evento supera las 100 personas y el espacio tiene ascensores limitados, puede convertirse en un cuello de botella muy incómodo. Es algo que conviene revisar antes de cerrar el venue, no el día del evento.
Confirma los tiempos de montaje con el espacio
Parece obvio, pero no siempre se tiene en cuenta. Algunos espacios tienen franjas de montaje limitadas o comparten horarios con otros eventos. Confirmar cuándo puedes entrar, cuánto tiempo tienes y si hay algún evento antes o después del tuyo puede ahorrarte una sorpresa desagradable el día D. En Scale & Sip lo teníamos controlado, pero es uno de esos puntos que en el calor de la organización se puede pasar por alto.