Organización del evento para empresas SaaS: Scale & Sip
Si crees que todos los eventos para empresas tienen que contar con un espacio enorme, cientos de invitados y hacerse a lo grande, venimos a contarte que eso ya no es así, porque una de las tendencias en eventos que estamos viendo destacar en los últimos años es la de organizar encuentros de grupos reducidos para potenciar las conexiones de calidad. Este era el objetivo que nos puso sobre la mesa team.blue. Querían organizar un encuentro donde los fundadores de empresas SaaS pudieran hablar sin filtros sobre los retos de escalar una empresa de software. Así surgió el evento Scale & Sip.
Este era el primer evento que organizaba team.blue en España. Pero te hacemos un spoiler: salió tan bien que quieren seguir repitiendo el formato.
Los detalles de este evento corporativo
Scale & Sip se celebró en un espacio íntimo en plena Gran Vía de Madrid, con un formato pensado en torno a dos mesas redondas: una sobre cómo romper el techo de los 10 millones de ARR, con fundadores de Metricool, Declarando y DooFinder, y otra sobre cómo escalar en mercados regulados, con fundadores de B2Brouter, TaxDown y Orbio AI.
Team.blue se encargó de diseñar el contenido de las mesas redondas, y en Horia nos ocupamos de todo lo demás: encontrar el espacio, producir el evento de principio a fin y cuidar cada detalle para que el formato invite-only se notara desde el primer minuto.
Por qué el formato pequeño funciona para eventos de empresas
Cuando el objetivo es que fundadores hablen sobre pricing, contrataciones o cuándo vender una empresa, se necesita crear un entorno íntimo. Cuanta más gente hay en la sala, más complicado se hace conseguirlo.
Por eso el diseño de Scale & Sip se basaba en crear ese espacio de confianza: invitados bien seleccionados, un espacio acogedor y moderno que te hacía sentir en casa sin perder la esencia tecnológica de la marca, y unas dinámicas pensadas para que la conversación fluyera entre los asistentes.
Detalles del evento para inspirarte
Aquí puedes ver el vídeo resumen del trabajo en este evento y también te hemos enseñado algunas fotos, pero lo que seguramente nadie te cuenta son los detalles que pueden inspirarte o cómo preparar un evento corporativo en otra ciudad sin morir en el intento.
Las pegatinas que rompieron el hielo
Fomentar el networking es fácil de decir, pero difícil de hacer. En Scale & Sip no queríamos el típico "ahora tenéis 15 minutos para hacer networking" que acaba con todo el mundo mirando el móvil.
Lo que hicimos fue añadir una pegatina en cada acreditación con un tema del que el asistente quería que le preguntaran. No tenía que ser nada de trabajo: podía ser el deporte que practicaba, su ciudad de origen o un idioma que hablaba. El resultado fue que acercarte a alguien que no conocías tenía un punto de partida más sencillo y, casi siempre, terminaba con risas. Porque nadie esperaba asistir a un evento tecnológico y poder hablar de Crossfit.
La cápsula del tiempo
Para las mesas redondas no nos conformamos con las preguntas de siempre. Creamos una web donde los asistentes podían registrar su respuesta a una pregunta: ¿cómo piensas que va a evolucionar tu sector en un año? Esas respuestas se enviarán por email dentro de doce meses. Una excusa perfecta para reconectar con todos y abrir conversaciones.
La logística de paquetería: más complicada de lo que parece
Recibir material en una ciudad donde no tienes sede tiene su truco. Necesitas un punto de recogida físico en esa ciudad, ya sea un almacén, el propio venue o cualquier espacio que te pueda guardar los paquetes con garantías.
En nuestro caso organizamos la recogida el día previo al evento para contar con margen de tiempo. ¡Y menos mal! Tuvimos imprevistos con el transporte y, aunque todo llegó bien, fue un momento de tensión que no habríamos salvado si no contáramos con ese margen.
Los espacios con escaleras: úsalos con criterio
Cambiar al público de espacio durante el evento está bien para cambiar el ambiente. En Scale & Sip, la cena se servía en una planta superior, lo que ayudó a pasar de la parte más técnica a una atmósfera más relajada.
Y aunque funcionó muy bien, vimos que podíamos tener problemas porque solo había un ascensor.
En este caso no generó colas porque el grupo era reducido y muy poca gente o usó. Pero si el evento supera las 100 personas y el espacio tiene ascensores limitados, puede convertirse en un cuello de botella.
Esto es algo que te conviene revisar antes de elegir el venue.
Confirma los tiempos de montaje con el espacio
Parece obvio, pero no siempre se tiene en cuenta. Los espacios tienen franjas de montaje limitadas o comparten horarios con otros eventos. Confirmar cuándo puedes entrar, cuánto tiempo tienes y si hay algún evento antes o después del tuyo puede ahorrarte una sorpresa desagradable el día D. En Scale & Sip lo teníamos controlado, pero es uno de esos puntos que se puede pasar por alto en el presupuesto y termina incluyendo un extra con el que no contabas.
Y si en lugar de organizarlo tú necesitas a una agencia que te ayude con la organización de tu evento o el marketing digital, ya sabes que estamos a un click de distancia. ¡Escríbenos!