Cómo montamos un congreso de tecnología a más de 5.000 km de España.

Cuando hablamos con Jilson y Albin para ayudarles a organizar VueConf Toronto, sabíamos que iba a ser un proyecto distinto a todo lo que habíamos hecho hasta entonces porque organizar una conferencia en otro país, con una gran diferencia horaria y otra cultura de trabajo era un gran reto.

VueConf Toronto

VueConf Toronto es la conferencia de referencia del framework Vue.js en Canadá. Empezó en 2018 y ha llegado a concentrar más de 2.000 asistentes presenciales y más de 17.000 online a lo largo de sus ediciones. Sobrevivieron al parón del COVID con el formato online y después volvieron al formato presencial aunque manteniendo la retransmisión de streaming.

El formato combina dos jornadas: un primer día de workshops prácticos y un segundo día de charlas con ponentes de todo el mundo. Además, contaban con sponsors como Microsoft, JetBrains, Cloudinary o Sentry que ya nos daban una idea del peso que tiene este evento dentro de la comunidad tech internacional.

¿Por qué agencia Horia viajó hasta Toronto para este evento?

Participamos en la organización de la edición de 2023 y también volvimos en 2024. Nuestro trabajo en este proyecto fue apoyar al equipo local en la coordinación del evento: gestión de tiempos, logística y apoyo de patrocinadores, coordinación de ponentes, comunicación en redes sociales y todo lo que implica que una conferencia de este nivel funcione sin fricciones.

Trabajar codo a codo con ellos fue una de las mejores partes. Se nota que este evento no es un producto, sino un proyecto al que le ponen muchísimo cariño. Y trabajar con equipos que comparten la misma filosofía que nosotras, es un lujo.

Consejos para organizar un evento en otro país

Cuando asumimos este proyecto sabíamos que trabajar en Canadá no es igual que hacerlo en España. Hay diferencias que hay que conocer antes de llegar allí.

Los costes están a otro nivel: Y no lo decimos porque sea un tópico. Un catering de desayuno con café y un dulce te puede costar unos 40 dólares canadienses por persona. Así que cualquier presupuesto que hayas podido estimar orientándote en precios de España hay que revisarlo con mucho margen. De la misma forma que los precios de otros servicios, catering y producción también es significativamente alta. En nuestro caso, contábamos con un equipo local que ya conocía los presupuestos de este tipo de evento y fue mucho más sencillo gestionar la parte económica.

La forma de trabajar cambia: Cada cultura es diferente y en este caso vimos una brecha entre la forma de trabajar de España donde cualquier persona implicada en el evento puede salir a ayudarte si es necesario. Por ejemplo, si necesitas una botella de agua y se la pides a alguien del staff del espacio es fácil que ellos mismos te la acerquen. En el caso de Canadá, como en otros países, cada persona tiene definido su cargo y no se salen de ahí. Así que debes estar preparado para escuchar mucho “eso no es mi trabajo” y no tomártelo personal. Es que realmente no hacen tareas que no estén en su contrato.

Cuenta con el jet lag en tu plan: Si tienes que viajar a otro continente con un uso horario diferente, cuenta con los problemas de jet lag para organizar tu viaje. Es muy recomendable llegar unos días antes para asegurarte que vas a estar al 100% el día que empieza todo.

El idioma de trabajo es el inglés: Cuando tu idioma de trabajo es el inglés, todo opera en inglés desde el primer día: contratos, coordinación con proveedores, comunicación con el equipo. Hasta el título de las reuniones de Meet, aunque sean solo con tu equipo de España, porque nunca sabes cuándo tendrás que incluir a alguien del equipo internacional. Y nadie quiere sentirse perdido cuando eso pasa.

Los imprevistos existen igual que aquí: Cambia el idioma, la moneda, el contexto. Pero la capacidad de reaccionar a lo inesperado es la misma habilidad de siempre. Con buena organización previa y flexibilidad en la ejecución, se gestiona.

Organizar VueConf en Toronto dos años seguidos fue una experiencia increíble que un año después nos llevó a organizar MadVue en España. Pero de eso te hablamos en otro post.

Organizar eventos dentro y fuera de España

Si has llegado hasta aquí porque tienes un evento entre manos y necesitas ayuda de una agencia de organización de eventos que sepa lo que es coordinarse con equipos, proveedores, patrocinadores, péganos un toque. En Horia estamos aquí para ayudarte. Cuéntanos tu proyecto y hablamos de cómo hacerlo realidad.